Сегодня большинство бизнес-компаний рассматривают RPA как один из ключевых элементов повышения эффективности через роботизацию монотонных задач, снижение издержек и ошибок, возникающих из-за влияния человеческого фактора. В QazCloud эта технология была применена в 2020 году.
В разгар пандемии COVID-19 штатная численность компании неустанно росла, многие сотрудники были переведены на удаленный формат работы – все это привело к тому, что отдел кадров буквально погряз в многочисленных рабочих процессах. Специалисты Департамента цифровой трансформации QazCloud пришли на помощь и частично роботизировали их деятельность, применив методы проектного управления и моделирования бизнес-процессов (BPMN).
На службу в кадровый отдел «заступили» программные роботы Python RPA, созданные отечественной компанией. Их преимущества – низкая стоимость, высокое качество и гибкость инструментов. Они занялись обучением, приемом и увольнением сотрудников, оформлением отпусков и командировок и т. д., что повысило скорость обслуживания кадровых запросов. Например, ранее на отработку одного заявления на отпуск HR-менеджер компании тратил около 60 минут. Получив документ в системе электронного документооборота, он создавал аналогичный в системе учета (1С), далее – оформлял приказ (данные вносились вручную) в СЭД и направлял его на согласование по маршруту.
Проведя практическую апробацию технологии RPA и убедившись в ее эффективности, в 2021 году Департамент цифровой трансформации предоставил эту услугу уже внешнему клиенту – ТОО «KAP Technology». Нововведения коснулись кадрового администрирования и финансового учета АВР.
«В KAP Technology технология RPA была внедрена в процесс выставления актов выполненных работ. Если ранее в конце каждого месяца специалистам бухгалтерии приходилось вручную выставлять более 100 актов разным компаниям, на что уходило более трех дней, то сейчас благодаря роботизации вся работа занимает несколько часов», – отметила проектный менеджер компании Айгерим Баракова.
В QazCloud отметили, что одним из ключевых факторов, обуславливающих целесообразность использования RPA, является быстрая окупаемость этого технологического решения. Его можно успешно применять в работе по следующим направлениям:
управление персоналом и расчет заработной платы; бухгалтерский и налоговый учет; продажа и логистика; маркетинг и PR; делопроизводство.Нужно понимать, что роботизированные процессы позволяют высвободить время и ресурсы сотрудников для работы над более сложными задачами, которые требуют полного вовлечения и внимания.