Идеальный помощник: как в KEGOC роботов внедряют

Надо начать с того, что в целом, в KEGOC – достаточно большой уровень автоматизации процессов. За последние несколько лет мы полностью автоматизировали процессы бухгалтерского учета, кадрового администрирования и учета, управления закупками и запасами, казначейства, управления рисками и другие. Есть сформированный план по дальнейшей автоматизации ключевых процессов компании.

 

В прошлом году мы приняли решение, что нужно дальше совершенствовать технологии и использовать уже программных роботов и роботизировать автоматизированные процессы. Так и родился проект RPA (Robotic Process Automation).

Предпосылкой к реализации проекта стала победа KEGOC в конкурсе SAP «i-Роботизирую бизнес-процессы» в 2022 году, инициированном компанией ООО «САП СНГ». В результате, KEGOC получил уникальную возможность роботизировать рутинные процессы в качестве пилота по двум направлениям в бухгалтерии: «Реализация услуг с последующим выставлением ЭСФ» и «Обработка банковской выписки».

Мы изначально ставили цель повысить производительность труда и эффективность бизнес-процессов. Мы анализировали повторяющиеся процессы, в которых можно было бы сократить время на выполнение работ и исключить ошибки, которые совершаются при ручном вводе, то есть человеческий фактор.

В итоге мы роботизировали 16 бизнес-процессов, которые дали положительные результаты.

Во-первых, общее количество часов, затрачиваемых на эти процессы, сократилось с 96 311 до 10 032 человеко/часов в год. Это значит, что робот выполняет процессы на 90% быстрее, а еще в отличие от людей может работать непрерывно 24 часа и 7 дней в неделю.

Во-вторых, мы смогли унифицировать процессы, договора, первичные документы отчетных форм в разрезе балансовых единиц.

В-третьих, мы в разы сократили риски допущения человеческих ошибок при обработке данных.

Ну и самое главное, мы смогли высвободить трудовые ресурсы на выполнение более сложных задач и новых функций за счет сокращения времени работников на реализацию рутинных процессов.

Самые рутинные процессы в компании

Для проекта была использована платформа Blue prism, которая, согласно исследовательским данным компании Gartner, входит в пятерку лидеров производителей RPA. Причем эта пятёрка контролирует 47% мирового рынка.

Для определения периметра роботизации совместно с интеграторами RPA мы обследовали порядка 33 бизнес-процессов на возможность их роботизации. По итогам обследования интеграторами RPA было предложено 18 кейсов, большинство из которых покрывают процессы бухгалтерского и налогового учета.

Перемены любят не все

Главной сложностью я бы назвала недоверие со стороны коллег к обработке финансовых документов роботом, ведь все новое в самом начале кажется очень сложным.

А в целом, в ходе реализации проекта, как и с другими проектами по автоматизации, были технические сложности, например, некоторые кейсы включили в себя не один, а несколько процессов, отдельные из них достигали до 1000 шагов роботизации, также были сложности с приведением шаблонов документов в единый формат, не каждое тестирование показывало результат с первого раза.

Это было действительно нелегко, но команда справилась отлично.

И все-таки мы это сделали!

Успех любого проекта, прежде всего, зависит от слаженной работы команды и от воодушевленности общей идеей. На этом проекте как раз и собралась такая группа настоящих энтузиастов. Инициатором и основой проектной команды RPA был Департамент процессного управления, который занимается совершенствованием и автоматизацией бизнес-процессов в KEGOC.

Хотела бы отметить эту команду и самоотверженность сотрудников, вошедших в нее. Это руководитель проекта  Гульнар Бакирова,  менеджеры проекта  Айдын Рустемова, Айдос Алимов и Гульжанат Жумабаева. Архитекторами по ИТ-направлениям были   Омар Баталов, Артем Корбмахер и Евгений Барсуков.

Конечно же, реализация проекта была бы невозможна без активного вовлечения владельцев самих роботизируемых процессов. Хотелось бы поблагодарить нашего главного бухгалтера Динару  Муканову за поддержку работников подразделений бухгалтерии за весомый вклад в проект.

В ходе реализации проекта мы привлекали внешних экспертов с большим опытом работы в данном направлении. Это команда ТОО «КПМГ Такс энд Эдвайзори», в числе которых Бахытжан Сальменбаев, Асель Комышева  и Нариман Исин.

И уже теперь, когда цифровые помощники были разработаны и внедрены, то обратная связь от пользователей не заставила себя долго ждать. Многие коллеги в восторге и чаще всего отмечают удобство, скорость роботизированных кейсов. И главное - что теперь у работников появилось больше времени и возможностей концентрироваться на более важных задачах, передав рутинные процессы роботам.

Перспективы роботизации в компании

Мы убедились, что RPA помогает нам не только в теории, но и на практике. Теперь перед нами стоит задача по развитию RPA  в компании  путем создания  Центра компетенций по роботизации и искусственного интеллекта. Основной его задачей будет поиск и выбор процессов  под роботизацию, определение наиболее оптимальных способов решения существующих «болевых точек», комбинируя различные опции роботизации; автоматизации, реинжиниринга бизнес-процессов, и далее - реализация роботов в продуктивной среде.

Ну, главным достижением стало то, что наш проект признан лучшим в области роботизации Project of the Year, организованном ИТ-сообществом Global CIO. Конкурс «Проект года» ИТ-сообщества Global CIO в этом году прошел уже двенадцатый раз и впервые на международном уровне, куда было заявлено более 80 проектов из 15 стран.  Пятьдесят наиболее интересных и выдающихся проектов прошли в финал конкурса. 

Поэтому мы не будем останавливаться на достигнутом и сейчас рассматриваем варианты тиражирования опыта KEGOC в корпоративной среде. Будьте в курсе и следите за нашими новостями.

Алмагуль ЖАКЕНОВА

Еще больше новостей на нашем telegram-канале , подписывайся и будь в курсе!