Безбумажный офис: лайфхаки от архивиста АО "Самрука-Казына"

Начните с себя

Любой сотрудник в организации начиная от рядового менеджера до первого руководителя может запустить бизнес-процесс, который в дальнейшем может вызвать вал электронных и бумажных документов. Важно на начальном этапе максимально решить большинство вопросов путем телефонных или личных переговоров с заинтересованными лицами. Как бы грамотно ни был составлен документ, он всегда уступает личному общению.

Научно доказано, на долю бесполезных документов приходится почти 30% документооборота. На практике эти 30% превращаются в тонны никому не нужных документов.

Не распечатывайте, не размножайте

Уменьшение количества экземпляров документов при их тиражировании для внутреннего пользования является важным фактором, позволяющим сократить объем документооборота. В Фонде практически прекращена практика размножения и рассылки бумажных документов, подобная практика должна быть реализована в любой организации.  

Попытка перестраховаться путем распечатки и хранения электронных документов или писем на бумаге не дает вам никаких преимуществ, юридическая сила таких документов равнозначна.

Откуда столько неучтенных бумаг?

Некоторые сотрудники для удобства создают собственную систему сбора и хранения документов, которая иногда не совпадает с принятым в организации документооборотом. Работник формирует дополнительные папки, делает копии документов, самостоятельно присваивает названия папкам, которые не учтены в общей системе организации. 

На фото: как не нужно хранить документы

Соответственно в дальнейшем такие папки трудно сдать в архив, и они годами пылятся в шкафу работника или, что еще хуже, ложатся тяжёлым бременем для нового работника, который в отличии от «создателя» не знает ни предназначения, ни ценности этих папок. Отсюда и забитые до отказа сейфы, и шкафы. Что делать? Формируйте папки и дела строго по номенклатуре организации, каждую новую папку или дело включайте в общую номенклатуру дел.

В макулатуру или в «шредер»

Во-первых, самостоятельно отсортируйте бумажный массив в несколько стопок

1. Документы с подписями, печатями регистрационными данными (дата, регистрационный номер и пр.); 
2.  Документы в копиях или без указания регистрационных номеров и дат;
3. Коммерческие предложения, буклеты, презентации, книги, пригласительные открытки и др.

Первую стопку покажите архивисту или ответственному за архив работнику организаций, следуйте его рекомендациям.  

Вторую стопку после тщательного рассмотрения можете уничтожить, помните в современном документообороте большинство документов создаётся в электронном виде и ценность бумажной копии ничтожна.

Третью стопку - она и самая - объемная можете утилизировать или сдать в макулатуру, сроки хранения данных материалов не превышают 1 года. 

Важная информация, практический любой вид документа имеет свой срок хранения. В настоящее время срок хранения большинства документов определен приказом и.о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 18 ноября 2017 года № 15997 «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения».

Пять лет лежал, пусть еще полежит

Помните длительное хранение бумажных документов без соблюдения температурного режима, который значительно отличается от стандартной температуры в офисе (оптимальный режим для документов +17 -  +19 С) приводит к появлению плесени и различных вредоносных организмов, наряду с бактериями в бумаге заводиться пыльная и книжные вши. Именно поэтому прием пищи, распитие напитков (кофе, чая) надо проводить на максимальном отдалении от бумажных документов. Таким образом длительное хранение информации на бумажных носителях в рабочем кабинете не просто забирает полезное пространство, но и вредно для здоровья. По всем стандартам ведения документооборота максимальный срок хранения документов на рабочем месте не более двух лет. Поверьте, и это требование в первую очередь направленно на сохранение вашего здоровья не только физического, но и психологического, вид пыльных и переполненных шкафов вызывает депрессию и стресс.

 Встретим Новый, 2022 год с минимальным количеством бумажных дел!   

Еще больше новостей на нашем telegram-канале , подписывайся и будь в курсе!