KEGOC: система процессного управления как драйвер роста

История свидетельствует, что побуждающей силой совершенствования системы управления является конкуренция. Однако современные тенденции в области цифровизации мотивируют менеджмент внедрять процессный подход и в тех отраслях, где конкуренция отсутствует. К наиболее актуальным таким направлениям эксперты относят: реинжиниринг бизнес-процессов, обеспечение непрерывности деятельности, управление изменениями, автоматизация и роботизация процессов.  Все эти направления используют процессный подход для совершенствования операционной деятельности.

Одним из подтверждений того, что именно проблемы системы управления влекут за собой низкую эффективность компаний, являются труды всемирно известного ученого, автора многочисленных работ в области менеджмента и управления качеством Вильяма Эдвардса Деминга. Основная мысль Деминга, подтвержденная в ряде исследований, – 95% нарушений случается по вине существующей системы управления и лишь 5% – вина исполнителей [1]. Поэтому напрашивалось очевидное решение – необходимо вносить изменения в систему. Причем делать это следует на основе единой методологии управления. И здесь совершенно оправдан выбор в пользу процессного подхода – успешного инструмента для обеспечения операционной эффективности бизнеса, отраженного в международных стандартах и зарекомендовавшего себя в качестве надежной основы для реализации стратегий ведущих мировых корпораций.

Говоря о международной стандартизации в области системного управления отметим, что общепризнанная формулировка принципа процессного подхода содержится в международном стандарте ISO 9000:2015 [2]: «Последовательные и прогнозируемые результаты достигаются более эффективно и результативно, когда деятельность осознается и управляется как взаимосвязанные процессы, которые функционируют как согласованная система».

Конечно, определение достаточно общее, однако другого и не может быть в случае столь масштабного понятия. Стандарты ISO серии 9000 показывают, что организация «живет» для заинтересованных сторон (потребителей, государства, владельцев, инвесторов, партнеров и т.д.), в отношении которых выстраивает систему менеджмента, включающую политики, цели и процессы. Данные стандарты содержат универсальную формулировку управленческого цикла PDCA (Plan-Do-Check-Act): организация совершенствуется путем создания планов и их достижения.

Реализуя процессно-ориентированное управление организацией, которое опирается на международные стандарты, компаниям необходимо разработать корпоративную документацию, которая будет содержать согласованные принципы, подходы и процедуры, поддерживающие управление бизнес-процессами.

Подход к регламентации

Выполняя функции Системного оператора Единой электроэнергетической системы Республики Казахстан, владея и управляя активами Национальной электрической сети (НЭС), АО «KEGOC» неизменно сталкивается с необходимостью обеспечения надежности функционирования технической инфраструктуры. Кроме того, компания решает задачи, связанные с расширением производственных мощностей, совершенствованием технологических процессов и повышением качества предоставляемых услуг потребителям.

Реализация данных направлений для текущего функционирования и комплексного перспективного развития и стало основной предпосылкой для создания и внедрения в АО «KEGOC» системы управления, основанной на процессном подходе. В этом случае, деятельность по управлению процессами Компании рассматривается как система процессного управления (СПУ), в рамках которой осуществляются следующие виды активностей:

• разработка принципов, постановка стратегических целей в области управления бизнес-процессами;
• обеспечение эффективной организации деятельности по управлению бизнес-процессами (единые правила работы в области управления бизнес-процессами и контроль их соблюдения);
• оперативная работа по управлению бизнес-процессами (на основании единых правил по регламентации бизнес-процессов, их контролю, автоматизации и совершенствованию).

В основу системной организации деятельности по управлению бизнес-процессами в АО «KEGOC» были заложены решения по формированию единой методической основы в отношении:

• политики СПУ, определяющей цели, задачи, принципы и регулирующей деятельность Компании в области управления бизнес-процессами в целях реализации стратегии развития АО «KEGOC»;
• стратегии развития СПУ, которая определяет целевые показатели, направления развития, дорожную карту и план мероприятий по развитию корпоративной СПУ;
• регламента управления бизнес-процессами, который определяет процедуры управления процессами в части их разработки и актуализации, процедуры утверждения моделей, анализа, оптимизации и совершенствования процессов, при осуществлении деятельности в АО «KEGOC».

Системный подход позволяет внедрить механизмы постоянного совершенствования не только в оперативную деятельность по управлению процессами, но и в деятельность, связанную с правилами управления процессами, что обеспечивает ее соответствие стратегическим целям и текущим задачам АО «KEGOC».

Поэтому первым этапом в построении СПУ АО «KEGOC» стало создание документов (Политики, Стратегии, Регламента), необходимых для полноценной реализации процессного подхода как методологии управления и функционирования процессов. Также были разработаны методика, по которым должны быть формализованы бизнес-процессы (Методика моделирования бизнес-процессов). В качестве инструмента формализации (моделирования) был выбран программный продукт ARIS (ARchitecture of integrated Information Systems).

Вторым этапом стало выделение процессов верхнего уровня и разработка Карты деятельности АО «KEGOC», включающей бизнес-процессы компании, которые и являются основным объектом управления СПУ.

При разработке карты применялся подход, предполагающий разделение всех бизнес-процессов на три группы (категории):

• управляющие процессы – процессы, с помощью которых осуществляется управление Компанией, определяются тенденции и направления развития основных процессов в зависимости от анализа и прогнозируемых результатов развития деятельности;
• основные процессы – направлены на оказание Компанией услуг системного оператора в соответствии с требованиями потребителей, создание и поддержание необходимой для этого производственной инфраструктуры;
• обеспечивающие процессы – процессы, направленные на обеспечение деятельности Компании необходимыми ресурсами и взаимодействие с внешней средой, а также корпоративные бизнес-сервисы.

Была определена ответственность должностных лиц АО «KEGOC» за бизнес-процессы – назначены владельцы и руководители бизнес-процессов, определены области ответственности участников процессов – структурных подразделений Исполнительной дирекции АО «KEGOC» и филиалов.

Далее каждый процесс верхнего уровня был детализирован на подпроцессы. В свою очередь, все подпроцессы были описаны через набор процедур, состоящих из операций, которые выполняются непосредственным исполнителем.

В результате описания была получена информация: о порядке выполнения процедур, зонах ответственности структурных подразделений, порядке их взаимодействия, материальных и/или информационных ресурсах, результатах процесса. Фактически была сформирована полная модель деятельности АО «KEGOC». Применение специализированного программного продукта ARIS позволило не только моделировать и анализировать деятельность Компании, но и в будущем автоматизировать создание регламентов процессов и взаимодействия исполнителей, положения о структурных подразделениях, должностных инструкций и другой внутренней нормативной документации.

Подход к совершенствованию

Процесс описан, что дальше? Как им управлять? Описание является, лишь одним из элементов управления процессами, можно даже сказать первым этапом работы. Кроме того, необходимо осуществлять деятельность по внедрению процессов, а также анализу результативности и дальнейшему совершенствованию.

Проектируются и внедряются процессы не просто так, а для достижения определенных управленческих целей, в частности:

• оптимизации (упрощения) и повышения прозрачности вертикали управления «Исполнительная дирекция – филиалы»;
• повышения надежности и стабильности технологических процессов электропередачи по сетям, эксплуатации энергооборудования и линий, текущего и капитального ремонта элементов производственно-технической инфраструктуры, необходимой для обеспечения надежной и безаварийной работы объектов НЭС;
• повышение промышленной и экологической безопасности деятельности.

Как же осуществляется совершенствование СПУ АО «KEGOC»?

В 2021 г. реализуется проект по развитию всех аспектов СПУ. В рамках проекта разработаны новые документы СПУ АО «KEGOC»:

• актуализирована Политика СПУ;
• Стратегия развития СПУ;
• Дорожная карта СПУ;
• Регламент управления бизнес-процессами АО «KEGOC».

Как отмечалось выше, для перехода организации к процессно-ориентированному управлению, необходим новый объект управления, а именно процесс. Но нельзя управлять тем, что нельзя измерить. Поэтому в рамках проект по развитию СПУ АО «KEGOC» также разработаны:

• паспорта и метрики ППД, включая ППД до 3-го уровня по всем управляющим, основным и обеспечивающим процессам исполнительной дирекции, владельцами которых являются топ-менеджмент АО «KEGOC», и филиалов. По каждому ППД сформированы:

1. название и описание,
2. ответственный за достижение ППД,
3. ответственный за контроль достижения ППД,
4. формула расчёта,
5. единица измерения,
6. исходные данные для расчета (источники данных);,
7. структурное подразделение ответственное за предоставление информации,
8. структурное подразделение ответственное за расчет ППД,
9. плановый период оценки ППД (месяц, квартал, год),
10. весовые коэффициенты ППД в интегральной оценке (для Карты ППД);

• правила управления системой ППД АО «KEGOC», которые определяют принципы, подходы и общие требования к формированию единой методологии управления системой ППД компании, а также устанавливают цели, задачи, принципы, регулирующие ее деятельность в области управления системой ППД в целях реализации стратегии развития компании.

Одной из основных задач разработки системы управления ППД была необходимость обеспечить взаимосвязь между стратегией компании и ключевыми показателями деятельности (КПД), показателями процессов на различных уровнях управления и системой оценки деятельности работников. Причем ППД должны были обеспечить не только контроль, но и выявление точек роста процесса, для его дальнейшего совершенствования.

Необходимо отметить, что реальное внедрение современных методов управления, серьезно влияющих на операционную эффективность возможно только при наведении «порядка» в процессах, а именно: четкого понимания шагов процесса, связанности этих шагов, распределения зон ответственности и полномочий, связка показателей процесса со стратегией компании и мотивацией.

По завершению данного шага компанией будут запланированы направления развития СПУ, среди которых следует выделить:

• архитектура управления компании;
• бережливое производство/бережливый офис;
• управление знаниями;
• информационная поддержка принятия решений;
• материальная и нематериальная мотивация;
• непрерывное обучение.

На сегодня вся деятельность АО «KEGOC» неразрывно связана с цифровыми технологиями, которые могут серьезным образом влиять как на результативность, так и на эффективность процессов. Поэтому в рамках развития СПУ были выполнены работы и по этой составляющей:

• разработан концептуальный проект по автоматизации системы показателей АО «KEGOC» (СУППД);
• разработаны проектные решения по автоматизации СУППД;
• разработаны техническая спецификация на закупку услуг по автоматизации СУППД и план мероприятий по внедрению СУППД.

Цифровая трансформация в части СПУ АО «KEGOC» позволит ускорить реализацию изменений для повышения операционной эффективности АО «KEGOC», в том числе усовершенствовать контроль и обеспечить поддержку принятия решений с помощью автоматизированных систем мониторинга процессов.

Реализация интегрированного подхода к системному менеджменту деятельности, а также технологий управления процессами позволило сформировать действенные шаги по повышению эффективности всех административных, управленческих и производственных механизмов в деятельности АО «KEGOC».

Выстроенная система управления в соответствии с внедренными контрольно-организационными механизмами при ее внедрении должна обеспечить стопроцентную ориентацию всех производственных направлений АО «KEGOC» на стратегические цели АО ФНБ «Самрук-Казына» (Фонд).

Такой комплексный подход к совершенствованию деятельности на основе применения принципов процессного и системного менеджмента представляет собой уникальный опыт корпоративного уровня, является в некотором роде управленческой новацией и еще раз подчеркивает повышенное внимание АО «KEGOC» к высокопрофессиональному управлению бизнесом. Достигнутые результаты могут быть успешно «тиражированы» и внедрены в деятельность других компаний в целях повышения эффективности их операционной деятельности.

Ербосын Ахметов

Менеджер Департамента процессного управления и цифровой трансформации  АО "KEGOC"

 

 

 

Еще больше новостей на нашем telegram-канале , подписывайся и будь в курсе!