Какой он - проект трансформации, ставший одним из самых успешных в группе фонда

Биллинговая система была запущена в конце 2018 года. Что она изменила?  

Большинство операций в Биллинговой системе осуществляется в пару кликов, согласование документов внутри компании, между филиалами, а также с потребителями также происходит в системе. Не нужно бегать по кабинетам, печатать и перепечатывать, сканировать и направлять по "электронке". Все данные по договорам, тарифам, все акты и счета-фактуры и прочее хранится в базе данных системы и всегда доступны. Не нужно, наверное, говорить, что мы теперь не тратим время на мониторинг и отчетность и риск допущения ошибок теперь минимальный. Все автоматизировано.

Как реализовывался проект?

У нас был всего год, 220 участников проекта с учетом региональных филиалов компании и около 15 специалистов со стороны разработчика системы АО "Энергоинформ".

Задача не из легких. Необходимо было решить какие процессы автоматизировать, чтобы избежать дублирования, минимизировать ручной ввод информации, а также использовать преимущества уже автоматизированных систем, типа АСКУЭ, системы балансирующего рынка, системы электронных счетов и пр.

Какие еще выгоды получены кроме автоматизации процессов?

В результате автоматизации ручных и рутинных процессов мы смогли сократить две единицы. Один сотрудник был переведен в новый департамент по категорийным закупочным стратегиям, а второй был переведен по ротации внутри департамента.

Кроме того, у сотрудников, занимающихся системными услугами в компании высвободилось время. И это очень кстати, так как в начале 2019 года был запущен рынок мощности. Наши специалисты в регионах определяют объемы мощности, купленные и проданные Единым закупщиком мощности – это наше дочернее ТОО "РФЦ по ВИЭ". Это определенный объем работы. Также на анализ своих рабочих процессов они уже уделяют больше времени.

По опыту автоматизации процессов, что бы вы посоветовали тем, кто внедряет какие-либо изменения? Какие лайфхаки вы для себя открыли?

Лайфхак 1. Проекту помогло реализоваться также и то, что у нас есть свой внутренний корпоративный стиль Блока системных услуг, который формировался годами. Мы ежегодно проводим выездные семинары с участием центрального офиса и коллег из филиалов МЭС. Это большие командообразующие встречи, на которых мы, конечно же, обмениваемся новостями и опытом, а также проводим время в неофициальной обстановке. После таких встреч, специалисты продолжают общаться, созваниваются. Это нас сдружило и сплотило, как команду. И вот сформировавшиеся за это время доверительные и уважительные отношения во многом сыграли нам на пользу.

Лайфхак 2. Также, чтобы вовлечь в проект команды в филиалах и оповестить всех наших потребителей о проекте, мы провели своеобразный роуд-шоу по регионам. Сформировали рабочую группу и в течение месяца проехались по филиалам, встретились там со всеми нашими потребителями, рассказали о проекте, попутно обсуждали вопросы внедрения рынка мощности. Так мы всех проинформировали о наших планах и еще получили обратную связь. И в дальнейшем нам все содействовали и вопросов лишних не было.